Система WORKOFO может быть активирована для двойного согласования графиков работ в соответствии с требованиями заказчика.
Процесс:
В процессе утверждения участвуют два менеджера
1 менеджер - инициирует утверждение расписания (например, руководитель подразделения)
2 менеджер - утверждает расписание на основании полученного запроса (например, менеджер магазина)
a) Руководитель подразделения с правами оптимизации/изменения/создания расписания утверждает расписание работы.
б) Система генерирует запрос на утверждение и отображает краткую информацию о расписании (см. скриншоты ниже).
в) Руководитель подразделения подтверждает правильность информации и отправляет запрос.
г) Пока запрос активен, система WORKOFO блокирует любые изменения в графике работы (смены, заявки, прогулы).
д) Менеджер магазина принимает окончательное решение о том, подходит ли график, и вносит соответствующую пометку в заявку - подтверждает или отклоняет ее.
Шаги в системе:
Менеджер, инициирующий запрос на утверждение:
1. Менеджер составляет расписание и нажимает кнопку Утвердить.
2. Менеджер открывает окно запроса, в котором отображается информация:
1. Месяц расписания
2. Название подразделения
3. Количество сотрудников в графике
4. Общее количество запланированных рабочих часов
5. Количество отмеченных прогулов (больничный/отпуск и т. д.)
6. Суммарная разница между нормативным рабочим временем сотрудников и запланированным временем). Отрицательное значение для недостачи / Положительное значение для избытка.
7. Результат показателя обслуживания.
8. Результат показателя эффективности использования часов.
9. Юридические ошибки в графике работы.
10. Ошибки планирования (бизнес-ошибки) в расписании.
11. Допускаются незначительные расхождения в планировании.
12. Поле для комментария менеджера (утверждающий менеджер будет видеть введенный комментарий - поле необязательно).
13. Кнопка отправки расписания на утверждение.
3. После проверки информации (если все правильно) менеджер нажимает кнопку - Запросить -> Система создает запрос на утверждение графика работы и отправляет его утверждающему менеджеру.
ВАЖНО: Менеджер не имеет права редактировать расписание, пока запрос активен. Если возникла необходимость изменить расписание и повторно отправить его на утверждение, в окне Ожидающие запросы необходимо отменить запрос -> Внести необходимые изменения -> Создать новый запрос на утверждение расписания.
Утверждающий менеджер:
1. В окне Ожидающие запросы появляется новый запрос - Запрос на утверждение расписания.
2. Нажмите на запрос или на кнопку Открыть
3. Та же информация отображается для менеджера, который инициировал запрос. Менеджер, утверждающий запрос, принимает решение об утверждении графика (кнопки Утвердить / Отменить).
Утвердить - система подтверждает расписание на выбранный период. График переходит из черновика/оптимизированного черновика в фактический.
Отменить - расписание остается в черновом варианте. Менеджер, который инициировал запрос, может просмотреть комментарий утверждающего менеджера, внести изменения в график и повторно инициировать утверждение графика.