Pagal kliento poreikį, WORKOFO sistemoje gali būti įjungtas dvigubas darbo grafiko tvirtinimas.
Procesas:
Tvirtinimo procese dalyvauja du vadovai
1 vadovas - inicijuoja grafiko tvirtinimą (pavyzdžiui padalinio vadovas)
2 vadovas - tvirtina grafiką pagal gautą užklausą ( pavyzdžiui parduotuvės vadovas)
a) Padalinio vadovas su grafiko optimizavimo/keitimo/kūrimo teisėmis tvirtina darbo grafiką.
b) Sistema sukuria tvirtinimo užklausą ir parodo trumpą grafiko informaciją
c) Padalinio vadovas patvirtina, kad informacija yra teisinga iš išsiunčia užklausą.
d) Kol užklausa yra aktyvi, WORKOFO sistema blokuoja bet kokius darbo grafiko pakeitimus (pamainos, pageidavimai, neatvykimai).
e) Parduotuvės vadovas priima galutinį sprendimą ar grafikas tinkamas ir atitinkamai pažymį informaciją užklausoje - patvirtina arba atmeta.
Žingsniai sistemoje:
Užklausą inicijuojantis vadovas:
1. Vadovas sudaro darbo grafiką ir spaudžia mygtuką tvirtinti.
2. Vadovui atidaromas užklausos langas, kuriame atvaizduojama informacija:
1. Grafiko mėnuo
2. Padalinio pavadinimas
3. Darbuotojų skaičius darbo grafike
4. Bendras suplanuotų darbo valandų skaičius
5. Pažymėtų neatvykimų valandų skaičius (ligos nedarbingumai/atostogos ir t.t.)
6. Bendras skirtumas tarp darbuotojų darbo valandų normos ir suplanuotų darbo valandų). Neigiama reikšmė - trukumas / Teigiama reikšmė - perteklius.
7. Aptarnavimo rodiklio rezultatas
8. Darbo valandų efektyvumo rodiklio rezultatas.
9. Teisinės klaidos darbo grafike.
10. Planavimo klaidos (verslo klaidos) darbo grafike.
11. Leidžiami smulkus planavimo neatitikimai.
12. Laukas vadovo komentarui (tvirtinantis vadovas matys įrašytą komentarą - laukes neprivalomas).
13. Mygtukas, kad išsiųsti grafiką tvirtinimui.
3. Patikrinus informaciją (jeigu viskas tinka) vadovas spaudžia mygtuką - Užklausa -> Sistema sukuria darbo grafiko tvirtinimo užklausą ir išsiunčia tvirtinančiam vadovui.
SVARBU: kol užklausa yra aktyvi vadovui neleidžiama redaguoti darbo grafiko. Jeigu iškilo poreikis pakeisti darbo grafiką ir iš naujo išsiųsti tvirtinimui, Laukiančių užklausų lange, būtina atšaukti užklausą -> Atlikti reikiamus pakeitimus -> Sukurti naują užklausą darbo grafiko tvirtinimui.
Tvirtinantis vadovas:
1. Laukiančių užklausų lange atsiranda nauja užklausa - Darbo grafiko tvirtinimo prašymas.
2. Spausti ant prašymo arba mygtuką - Atidaryti
3. Atvaizduojama ta pati informacija kaip ir užklausą inicijavusiam vadovui. Užklausą tvirtinantis vadovas priima sprendimą dėl darbo grafiko patvirtinimo. (mygtukai Patvirtinti / Atšaukti).
Patvirtinti - sistema patvirtina darbo grafiką pasirinkto periodo. Darbo grafikas iš juodraščio/optimizuoto juodraščio tampa Faktiniu.
Atšaukti - grafikas lieka juodraščio versijoje. Vadovas kuris inicijavo užklausą, gali peržiūrėti tvirtinančio vadovo komentarą, atlikti pakeitimus darbo grafike ir iš naujo inicijuoti darbo grafiko tvirtinimą.
